1. Tentang Kebijakan Ini
Financing Application Registration System (FARS) adalah sistem internal BPRS Kedung Arto untuk mencatat, memproses, menelaah, memantau, dan mendokumentasikan pengajuan pembiayaan. Kebijakan ini berlaku bagi pegawai pengguna FARS serta menjelaskan pengelolaan data pemohon pembiayaan dan pihak terkait yang diproses melalui sistem.
Akses ke FARS dibatasi bagi pegawai yang memiliki akun aktif. Pengguna masuk menggunakan NIP dan wajib mengganti password awal ketika pertama kali login.
2. Data yang Diproses
Sesuai tahapan dan kebutuhan pengajuan pembiayaan, FARS dapat memproses:
- Data pegawai pengguna, seperti NIP, nama, unit kerja, jabatan, peran akses, dan alamat email yang didaftarkan.
- Data identitas pemohon dan pihak terkait, termasuk informasi pada KTP, Kartu Keluarga, KTP pasangan, dan surat nikah.
- Data kontak, alamat, pekerjaan, usaha, pendapatan, kewajiban, agunan, dan informasi lain yang diberikan dalam pengajuan pembiayaan.
- Data pemeriksaan dan analisis pembiayaan, termasuk dokumen SLIK, hasil analisis, catatan penelaahan, keputusan, serta riwayat proses pengajuan.
- Bukti kunjungan dan dokumentasi pendukung, termasuk foto lokasi, kegiatan usaha, agunan, serta dokumentasi latar belakang yang relevan.
- Catatan teknis dan keamanan, seperti waktu aktivitas, tindakan pengguna, serta alamat jaringan yang tercatat untuk kebutuhan pengamanan dan audit.
3. Tujuan Penggunaan Data
Data diproses sepanjang diperlukan untuk:
- Memverifikasi identitas dan kelengkapan dokumen pengajuan.
- Melakukan analisis kelayakan, pemeriksaan, penelaahan, persetujuan, dan administrasi pembiayaan.
- Mendukung koordinasi antarunit kerja dan memantau status pengajuan.
- Menjaga keamanan sistem, menelusuri aktivitas, menangani insiden, dan melakukan audit.
- Memenuhi kebijakan internal serta kewajiban hukum dan regulasi yang berlaku bagi BPRS Kedung Arto.
BPRS Kedung Arto tidak menjual data pribadi yang diproses melalui FARS.
4. Penggunaan Google Drive dan Google API
FARS menggunakan layanan Google Drive untuk menyimpan dan mengelola foto serta dokumen pendukung pengajuan. Akses Google Drive digunakan untuk fungsi operasional FARS, seperti mengunggah, menampilkan, mengunduh, memperbarui, mengelompokkan, atau menghapus file sesuai kewenangan dan kebutuhan proses pembiayaan.
Data yang diterima melalui Google API tidak digunakan untuk periklanan, tidak dijual, dan tidak digunakan untuk melatih model kecerdasan buatan umum. Penggunaan informasi yang diterima dari Google APIs oleh FARS akan mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk Limited Use requirements.
5. Akses dan Pengungkapan Data
Data hanya dapat diakses oleh pegawai atau pihak yang memperoleh kewenangan sesuai fungsi, jabatan, dan tahapan proses pembiayaan. Data dapat diungkapkan secara terbatas kepada penyedia layanan yang mendukung sistem, auditor, regulator, aparat berwenang, atau pihak lain apabila diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku atau diperlukan untuk pelaksanaan proses pembiayaan yang sah.
Pengguna FARS wajib menjaga kerahasiaan informasi, tidak membagikan akun, dan tidak menggunakan data di luar tugas serta kewenangannya.
6. Penyimpanan dan Penghapusan Data
Data disimpan selama diperlukan untuk proses pembiayaan, pelayanan, audit, serta pemenuhan kewajiban retensi berdasarkan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku. Setelah masa retensi berakhir dan tidak terdapat kebutuhan yang sah untuk menyimpannya, data dapat dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai prosedur BPRS Kedung Arto.
7. Keamanan Data
BPRS Kedung Arto menerapkan langkah pengamanan administratif dan teknis yang proporsional, termasuk autentikasi pengguna, kewajiban perubahan password awal, pembatasan akses berdasarkan peran, pencatatan aktivitas, dan pengelolaan hak akses penyimpanan. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko; setiap dugaan penyalahgunaan atau insiden harus segera dilaporkan melalui jalur internal perusahaan.
8. Hak dan Permintaan Terkait Data
Permintaan untuk memperoleh informasi, memperbaiki ketidakakuratan, membatasi pemrosesan, atau menghapus data akan ditangani sesuai kewenangan BPRS Kedung Arto, hubungan hukum dengan pemohon, kewajiban retensi, dan peraturan yang berlaku. Pegawai dapat menyampaikan permintaan melalui administrator FARS, atasan, atau Unit Kepatuhan. Pemohon pembiayaan dan pihak terkait dapat menggunakan kanal layanan resmi BPRS Kedung Arto.
9. Perubahan Kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fitur, cara pemrosesan data, layanan pihak ketiga, kebijakan perusahaan, atau ketentuan hukum. Versi dan tanggal berlaku terbaru ditampilkan pada bagian atas halaman. Pengguna FARS dapat diminta membaca dan memahami kembali kebijakan yang diperbarui sebelum melanjutkan penggunaan sistem.
10. Kontak
Pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi atau pengelolaan data dalam FARS dapat disampaikan kepada administrator FARS atau Unit Kepatuhan BPRS Kedung Arto melalui kanal komunikasi resmi perusahaan.